Eventos de Navidad: cuándo empezar y qué incluir en briefing.

Cómo cambiar tu briefing puede cambiar tu cena de Navidad.   

Las fiestas de Navidad son uno de los eventos corporativos más esperados del año y una gran oportunidad para reforzar el vínculo entre las personas y la empresa, además de contribuir a la satisfacción del equipo y al eNPS (Employee Net Promoter Score). 

Es el momento de agradecer el trabajo de todo un año, poner en valor los logros compartidos y celebrar juntos. Pero, para que la experiencia funcione, conviene empezar a pensar en ella antes de que llegue diciembre. 

¿Cuándo empezar a organizar un evento de Navidad de empresa?

–Septiembre: definir las bases y los objetivos  

Septiembre es el momento de decidir qué se quiere conseguir con el evento. Puede tratarse de celebrar los resultados del año, reforzar la cultura interna, reunir a equipos de distintos departamentos o compartir los nuevos objetivos de la organización. 

Con esa información se empieza a preparar el briefing para la agencia de eventos. No tiene que ser un documento cerrado, pero sí debe incluir cosas como el número aproximado de asistentes, el tipo de experiencia deseada, el presupuesto disponible, las fechas posibles… 

También conviene bloquear cuanto antes la fecha y el venue. En esta época del año, los espacios y proveedores más demandados se reservan rápido. 

–Octubre: convertir los objetivos en una experiencia.

Con el briefing definido, la agencia traduce los objetivos de la empresa en una propuesta creativa. Se desarrolla un concepto, un storytelling y una ambientación que conecten con el público y con el momento que vive la organización. 

Es el momento de cerrar el espacio y la fecha, y de avanzar con la producción: gastronomía, contenidos, música, decoración, propuesta técnica y comunicación. 

–Noviembre: confirmar, afinar y coordinar.

En noviembre se confirma el número final de asistentes y se recogen las necesidades alimentarias, de accesibilidad y transporte. También se prepara la escaleta definitiva, se asignan responsables y se cierran los horarios de montaje, los accesos y la recepción de invitados. 

Los últimos días sirven para validar diseños, contenidos audiovisuales, el guión del evento y todos aquellos detalles que harán que todo salga a pedir de boca. 

Tres preguntas que debe responder el briefing de tu cena de Navidad.

1.  ¿Qué queremos conseguir con este evento? 
2. ¿Para quién estamos diseñando el evento? 
3.  ¿Cómo queremos vivir la experiencia? 

La celebración puede buscar agradecer al equipo, reconocer los logros del año, reforzar la cultura de empresa, reunir a personas de distintas sedes o transmitir un mensaje relevante para la organización. 

Definir el objetivo ayuda a que la propuesta no se quede en una cena de Navidad, sino que se convierta en una experiencia que deja huella.

Es importante conocer bien al público. ¿Participarán todos los equipos? ¿Habrá dirección, comerciales o personas acompañantes? ¿Llegarán asistentes desde otras ciudades? ¿Existen necesidades de alimentación o accesibilidad que debamos tener en cuenta? 

Cuanta más información tenga la agencia, mejor podrá diseñar una experiencia inclusiva y adaptada a quienes la van a vivir. 

Conviene definir el tipo de ambiente que busca la empresa: una cena elegante, una fiesta informal, una gala con reconocimientos y premios o una experiencia temática. 

También es útil compartir qué elementos son importantes para la organización: la música, la gastronomía, la decoración o los contenidos y las dinámicas de participación. No hace falta tener todas las respuestas; la agencia está para aportar ideas y convertirlas en una propuesta viable. 

Lo imprescindible:  la propuesta creativa del evento de Navidad. 

La creatividad es un elemento absolutamente clave en la organización de eventos corporativos porque permite convertir un objetivo empresarial en una experiencia de marca que todo el equipo pueda disfrutar. 

La propuesta creativa que nace del briefing y desarrolla el storytelling del evento. Primero se define el propósito: que queremos conseguir con este evento. Después, se identifica el insight, es decir, una idea que nuestro público comparte y que nos permite generar engagement con él. 

Lo siguiente sería crear un storytelling: una historia que se desarrolla a lo largo de todos los contenidos del evento:  en la invitación, el espacio, la música, la comida, los discursos, los reconocimientos y la fiesta. 

La guinda final la pone el  key visual: la pieza gráfica principal del evento, que definirá la identidad visual del mismo y tendrá recorrido en las distintas piezas y soportes como señalética, acreditaciones, photocall… 

En definitiva, saber cómo preparar un buen briefing para tu evento de Navidad es clave para ayudar a la agencia a entender lo que necesitas y trasladarlo al evento, lo que marcará la diferencia a la hora de crear una experiencia memorable.  

Si ya estás pensando en tu fiesta de Navidad, este es el mejor momento para ponerte con ello.  

Vamos (e inspírate) con este caso de éxito Xmas Fest Mahouria Carey. 

#Vamoscontodo