¿Preparas un evento corporativo? Las 6 preguntas clave.

Cómo evitar sustos en tu evento corporativo: claves para controlar el presupuesto y anticiparte a los imprevistos.   

En la organización de eventos corporativos nos encantan las sorpresas, pero preferimos que sean para los asistentes, ¡no para el equipo de producción! Así que, tanto si estás organizando una convención corporativa como si es una reunión de directivos, siempre es buena idea hacerte estas preguntas: 

1.¿Hay un margen del presupuesto dedicado a imprevistos?

Un refuerzo técnico o un gasto logístico que no estaba previsto pueden hacer que el presupuesto empiece a desaparecer como si se lo tragara un agujero negro. Por eso, es importante reservar una partida específica para imprevistos desde el principio. No se trata de gastar más, sino de tener margen para reaccionar sin comprometer el resto del evento. 

2.¿Los tiempos de montaje y desmontaje son suficientes?

Al contratar un venue, comprueba qué horas de acceso están incluidas en el alquiler. No siempre se dispone del recinto durante toda la jornada: puede haber franjas específicas para el montaje, la celebración del evento y el desmontaje. Además, ampliar estos horarios puede suponer un coste adicional. Así que calcula bien los tiempos y deja margen para imprevistos. 

3. ¿Sonido, pantallas y visuales funcionan correctamente antes de abrir las puertas al público?  

Pantallas que se quedan en negro y micrófonos que deciden reproducir sonidos raros en el momento más importante. ¡Qué pesadilla!  

Para evitar estos sustos, comprueba que todo el contenido multimedia se reproduce correctamente en las pantallas y asegúrate de que los altavoces están distribuidos para ofrecer una cobertura de sonido uniforme. Es importante diseñar la distribución del sonido para evitar que haya zonas donde el sonido pierda la calidad. 

4. ¿Tienes un plan B?

Imagina que faltan unas horas para una convención corporativa y el ponente principal avisa de que no podrá asistir. Su intervención es uno de los momentos más esperados del programa y ahora toca reorganizarlo todo. 

Para evitar este susto, conviene tener preparado un plan B: otro portavoz que pueda asumir la intervención, la posibilidad de conectar al ponente en remoto o una actividad que permita reajustar los tiempos sin dejar al público esperando.  

5.¿El espacio tiene las salidas de emergencias liberadas?

Un evento plantea muchos desafíos logísticos, pero la seguridad siempre es lo primero. Visita y realiza una inspección de las salidas de emergencias del venue, pide la documentación obligatoria y asegúrate de contar con un protocolo de seguridad que involucre a todos los proveedores. En un evento hay mucha concurrencia de personal, y todos tienen que estar concienciados de los riesgos. 

6.¿El transporte de los invitados está optimizado?

Esto no es “El Diablo sobre Ruedas”, pero el transporte es uno de los aspectos más complejos en la organización de un evento. Para simplificar esta tarea, considera contratar los servicios de una empresa especializada. También es importante estudiar los accesos al espacio, la disponibilidad de aparcamiento y los tiempos de desplazamiento. 

Organizar eventos es un trabajo complejo de por sí porque trabajamos con variables y creamos experiencias inolvidables para los invitados.  Los sustos, para las películas de miedo. Tu evento, en buenas manos. ¿Vamos? 

#Vamoscontodo